Information nach Art. 13 DSGVO für Bewerbende

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen, sowohl unseren Kunden, als auch unseren zukünftigen Mitarbeitenden gegenüber. Du wirst daher nachfolgend über die Erhebung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses bei Matchory aufgeklärt:

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter:

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist dein Arbeitgeber:
Matchory GmbH
Ferdinand-Sauerbruch-Straße 3
89314 Blaustein
Mail: sourcing@matchory.com
Matchory hat einen internen Datenschutzbeauftragten.
Postalische Erreichbarkeit: Unter der Firmenanschrift, mit Zusatz „Vertraulich, zu Händen des Datenschutzbeauftragten“
Mail: dataprivacy@matchory.com

Daten, die wir verarbeiten:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir persönliche Daten, die wir für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen. Dies sind insbesondere deine Kontaktdaten, dein vollständiger Name und deine Anschrift, sowie alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten, wie Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf stellenspezifische Fragen, etc. Sofern du einen Antrag auf Reisekostenerstattung stellst, benötigen wir darüber hinaus auch deine Bankverbindungsdaten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ergibt sich aus § 26 BDSG.
Sofern du uns darüber hinaus Daten zu deiner Person freiwillig mitteilst, verarbeiten wir diese auf der Grundlage deiner widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.

Zweck der Datenverarbeitung:

Der Zweck der Datenverarbeitung ist das Bewerberauswahlverfahren.

Quellen der Daten:

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellst.
Des Weiteren beziehen wir Daten über dich ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartnern, z.B. Personaldienstleistern (Headhunter). Wir können auch Daten erhalten, die du in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht hast.

Datenlöschung:

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (sechs Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (zehn Jahre). Entsprechend der Verjährungsfristen ist eine weitergehende Speicherung deiner Daten zudem zulässig, sofern die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Sofern du einen Arbeitsvertrag unterzeichnest, speichern wir deine Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. In diesem Fall erhältst du weitergehende Informationen über die Verarbeitung deiner Daten im Beschäftigungsverhältnis, sobald du das Beschäftigungsverhältnis bei uns beginnst.

Empfänger deiner Daten:

Deine Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Zugriff erhalten nur die Personen, die dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Empfänger deiner Daten können darüber hinaus Dienstleister sein, die wir für die Erbringung unserer Dienstleistung weisungsgebunden z. B. in den Bereichen EDV oder im Rahmen des Bewerbermanagements, sowie bei der Kommunikation (E-Mail, Videointerviews) mit dir einsetzen (sog. Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).
Die Server einiger der von uns eingesetzten Dienstleister befinden sich in den USA und anderen Ländern außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union (Drittländer) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Derzeit ist besonders eine sichere Übermittlung in die USA nicht vollständig möglich. Wir haben aber mit den entsprechenden Auftragsverarbeitern den von der EU-Kommission für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (EU-Standarddatenschutzklauseln) geschlossen, um das Datenschutzniveau weitestgehend zu sichern. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags kannst du unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.

Deine Rechte:

Als betroffene Person hast du das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage deiner Einwilligung erfolgt, bist du nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung deiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachte zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben trotz deines Widerrufes ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (vgl. hierzu näher „Datenlöschung“).

Widerspruchsrecht

In Fällen, in denen wir deine personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus hast du als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Die englische Version dieses Textes kann Übersetzungsfehler aufweisen. Im Zweifel ist die deutsche Version vorrangig.

Information according to Art. 13 GDPR for applicants

Compliance with data protection regulations is a high priority for our company, both towards our customers and our future employees. You will therefore be informed below about the collection of your personal data a spart oft he apllication process by Matchory:

Controller and Data Protection Officer:

Your employer is responsible for data processing:
Matchory GmbH
Ferdinand-Sauerbruch-Straße 3
89314 Blaustein
Mail: sourcing@matchory.com
Matchory has an internal data protection officer.
Postal availability: At the company address, with the addition "Confidential, for the attention of the data protection officer"
Mail: dataprivacy@matchory.com

Information we process:

As part of the application process, we process personal data that we need to make a decision on the establishment of the employment relationship. This includes, in particular, your contact details, your full name and address, as well as all data related to the application, such as CV, certificates, qualifications, answers to job-specific questions, etc. If you submit an application for reimbursement of travel expenses, we also need your bank details. The legal basis for the processing of this data results from § 26 BDSG.
If you also voluntarily provide us with data about yourself, we will process it on the basis of your revocable consent in accordance with Art. 6 (1) (a), Art. 7 GDPR in conjunction with § 26 (2) BDSG.

Purpose of data processing:

The purpose of the data processing is the applicant selection process.

Sources of the data:

We process the personal data that you provide to us as part of the application process.
Furthermore, we may also obtain data about you from other sources, including external business partners, e.g. personnel service providers (headhunters). We may also receive information that you have made public on work-related social networks, such as LinkedIn.

Data deletion:

If there is no statutory retention period, the data will be deleted as soon as storage is no longer necessary or the legitimate interest in storage has expired. If no employment is made, this is usually the case no later than six months after completion of the application process.
In individual cases, individual data may be stored for a longer period of time (e.g. travel expense report). The duration of the storage is then based on the legal retention obligations, e.g. from the Tax Code (six years) or the Commercial Code (ten years). In accordance with the statute of limitations, further storage of your data is also permissible if further processing is necessary for us to assert, exercise or defend legal claims after weighing up the interests involved.
If you sign an employment contract, we will store your data for the duration of the employment relationship. In this case, you will receive further information about the processing of your data in the employment relationship as soon as you start the employment relationship with us.

Recipients of your data:

Of course, we will treat your data confidentially. Access is only granted to those people who need it to perform their tasks.
Recipients of your data may also be service providers that we use to provide our services in accordance with instructions, e.g. in the areas of IT or in the context of applicant management, as well as in communication (e-mail, video interviews) with you (so-called order processing in accordance with Art. 28 GDPR).
The servers of some of the service providers we use are located in the USA and other countries outside the European Union. Countries outside the European Union (third countries) handle the protection of personal data differently than countries within the European Union. There is currently no decision by the EU Commission that third countries generally offer an adequate level of protection. At present, secure transmission to the USA in particular is not completely possible. However, we have concluded the data protection agreement (EU standard data protection clauses) provided by the EU Commission for the processing of personal data in third countries with the relevant processors in order to ensure the level of data protection as far as possible. You can request a copy of this Privacy Agreement using the contact details provided above.

Your rights:

As a data subject, you have the right to information about the personal data concerning you (Art. 15 GDPR) as well as to rectification of incorrect data (Art. 16 GDPR) or to deletion if one of the reasons listed in Art. 17 GDPR applies, e.g. if the data is no longer needed for the purposes pursued. There is also the right to restriction of processing if one of the conditions specified in Art. 18 GDPR is met and, in the cases of Art. 20 GDPR, the right to data portability. If the processing of data is based on your consent, you are entitled to revoke your consent to the use of your personal data at any time in accordance with Art. 7 GDPR. Please note that the revocation only takes effect for the future. Processing that took place before the revocation is not affected. Please also note that we may have to store certain data for a certain period of time in order to comply with legal requirements despite your revocation (see "Data deletion" for more details).

Right to object

In cases where we process your personal data on the legal basis of Art. 6 (1) (e) or (f) GDPR, you have the right to object at any time on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process the personal data unless there are demonstrably compelling legitimate grounds for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.
In addition, as a data subject, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority if you believe that the processing of data concerning you violates data protection regulations. In particular, the right to lodge a complaint may be exercised with a supervisory authority in the Member State of the data subject's place of residence or place of work or place of the alleged infringement.

The English version of this text may have translation errors. In case of doubt, the German version takes precedence.

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